La primera fase del proyecto consistió en la elaboración de un protocolo técnico para ordenar, catalogar y digitalizar la documentación forestal. Este trabajo fue desarrollado por el Grupo de Historia Agraria y Política del Mundo Rural (Histagra) de la Universidad de Santiago de Compostela (USC). Como parte del proceso, se impartió un curso de formación intensiva para capacitar al personal encargado de realizar la catalogación y digitalización.

Posteriormente, se evaluó el estado físico de los expedientes, detectándose problemas como humedad y presencia de ácaros. Esto obligó a ventilar los documentos y realizar una limpieza profunda antes de continuar con el trabajo.

Para organizar la información, se creó un catálogo web donde cada expediente se describe mediante hasta veinte campos distintos. Esto permite búsquedas rápidas y precisas, facilitando el acceso a la documentación. A cada expediente se le asignó una firma única compuesta por letras y números, que identifica provincia, fondo, sección, serie y número del monte. Por ejemplo: 27/01/RN/pes/4149.

Durante la catalogación, se seleccionaron los expedientes que debían digitalizarse y se incorporó un campo específico para señalar la existencia de fotografías. Finalmente, los documentos fueron archivados físicamente en cajas definitivas, numeradas e identificadas de manera unívoca, con el objetivo de conformar un Archivo Histórico del Monte Gallego.